Microsoft Word: Edit Documents

Analyysin teki Appwesome

Kun kirjoitan tai viimeistelen asiakirjaa puhelimella, haluan yleensä korjata yhden kohdan, lisätä puuttuvan tiedon tai saada tekstin valmiiksi ennen seuraavaa tapaamista. Siihen Microsoft Word: Edit Documents sopii paremmin kuin pitkäksi istuntoon pienen näytön äärellä. Microsoft Corporationin maksuton tuottavuussovellus tuo tutun tekstinkäsittelyn mobiiliin, ja oma vaikutelmani on, että sen vahvuus näkyy erityisesti silloin, kun asiakirjan pitää pysyä mukana eri laitteiden ja tilanteiden välillä.

Word on saanut keskimäärin 4,7 tähteä noin 16 miljoonalta arvioijalta, ja asennuksia on kertynyt yli miljardi. Suosio ei yksin kerro, sopiiko sovellus juuri omaan arkeen, mutta se kertoo, että mobiiliversio on monelle tuttu tapa avata ja työstää dokumentteja. Sovellus on maksuton, ja sen ikäraja on PEGI 3. Jos ostot laskutetaan Playn kautta, sovelluksen sisäiset ostot voivat maksaa 0,80–229,00 euroa, joten maksullisten ominaisuuksien ehdot kannattaa tarkistaa ennen sitoutumista.

Käyttäjäkokemus ja käyttöliittymä

Kun avaat Microsoft Word: Edit Documents -sovelluksen ensimmäistä kertaa, huomaat heti, miten intuitiivinen käyttöliittymä on. Kaikki tarvittavat työkalut ovat helposti saatavilla, ja sovelluksen käyttö tuntuu luontevalta. Vaikka Word on ollut olemassa pitkään, tämä mobiiliversio tuntuu raikkaalta ja hyvin suunnitellulta.

Sovelluksen päänäkymässä on asiakirjojen lista, ja voit valita joko uuden asiakirjan luomisen tai olemassa olevan muokkaamisen. Kun asiakirja on avoinna, kaikki tärkeät muokkaustoiminnot, kuten fontin muuttaminen, tekstin alleviivaus ja lihavointi, ovat käden ulottuvilla. Tämä tekee asiakirjojen muokkaamisesta nopeaa ja helppoa, vaikkakin pienellä näytöllä.

Puhelin on viimeistelyyn, tabletti pidempään työhön

Mobiilikäytössä kannattaa erottaa toisistaan tekstin tarkistaminen ja varsinaisen asiakirjan rakentaminen. Puhelimella on luontevaa lukea kappale läpi, korjata kirjoitusvirhe tai täydentää muutama lause. Kun työ vaatii paljon rakenteen muuttamista, pitkien osioiden siirtelyä tai tarkkaa asettelun arviointia, näyttötila alkaa rajoittaa. Tabletti voi tehdä lukemisesta ja muokkauksesta mukavampaa, mutta sekään ei automaattisesti korvaa tietokonetta jokaisessa työssä.

Minusta käytännöllisin työnkulku on tehdä puhelimella pieni, rajattu tehtävä ja jättää laajempi taitto myöhemmäksi. Jos esimerkiksi huomaat bussissa, että kokousmuistion osallistujaluettelosta puuttuu nimi, korjaus kannattaa tehdä heti. Sen sijaan monisivuisen raportin otsikkotasojen ja sivujen viimeistelyä en jättäisi kiireessä tehtäväksi pienellä näytöllä. Näin mobiiliversio säästää aikaa ilman, että käyttäjä odottaa siltä työpöytäkokemusta.

Muokkaustoiminnot ja yhteensopivuus

Yksi sovelluksen suurimmista eduista on sen yhteensopivuus muiden Microsoft Office -sovellusten kanssa. Voit helposti synkronoida asiakirjat OneDriven kanssa, mikä tarkoittaa, että asiakirjat ovat aina käytettävissäsi, riippumatta siitä, käytätkö puhelinta, tablettia vai tietokonetta. Tämä saumaton integrointi tekee työskentelystä sujuvaa ja tehokasta.

Muokkaustoiminnot ovat monipuoliset, ja ne kattavat kaikki perinteiset toiminnot, joita odottaisit työpöytäversiolta. Voit lisätä kuvia, taulukoita ja jopa kommentteja. Muokkaus onnistuu yhtä helposti kuin tietokoneella, mikä on vaikuttavaa näin pienessä laitteessa.

Tiedostojen avaaminen ja muokkaamisen rajat

Kun saat asiakirjan toiselta ihmiseltä, mobiili-Word on kätevä paikka lukea sisältö ja tehdä täsmällinen korjaus. Jos dokumentissa on taulukoita, kuvia tai kommentteja, niiden tarkastaminen samassa tiedostossa on usein järkevämpää kuin tekstin kopioiminen toiseen sovellukseen. Samalla on hyvä muistaa, että asiakirjan avaaminen ja sen kaikkien yksityiskohtien viimeistely ovat eri asioita: monimutkainen sivuasettelu voi olla helpompi arvioida suurelta näytöltä.

Kun muokkaat tärkeää tiedostoa puhelimella, tee ensin pieni muutos ja tarkista, että sisältö näyttää odotetulta. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos dokumentissa on muotoiltuja otsikoita, kuvia tai taulukoita. Ennen jakamista kannattaa lukea tiedosto läpi vielä katselutilassa. Näin voi huomata, jos mobiilissa tehty tekstimuutos teki kappaleesta kömpelön tai jätti otsikon yksin sivun loppuun.

Kaikkia Word-tiedostoja ei myöskään kannata ajatella samanlaisina. Yksinkertainen kirje tai muistiinpano antaa mobiilimuokkaukselle hyvin tilaa, kun taas tarkasti taitettu lomake voi vaatia kärsivällisyyttä. Jos vastaanottajan pitää pystyä muokkaamaan sisältöä, dokumentin jakaminen Word-tiedostona on luontevaa; jos tavoite on säilyttää jaettavan version ulkoasu, PDF-muoto voi olla parempi. Valinta kannattaa tehdä käyttötarkoituksen, ei pelkän tiedostopäätteen perusteella.

Hyödylliset ominaisuudet

Yksi erityisen kätevä ominaisuus on "Reaaliaikainen yhteistyö", jonka avulla voit työskennellä asiakirjojen parissa yhdessä muiden kanssa reaaliajassa. Tämä tekee siitä erinomaisen työkalun tiimityöhön. Kaikki muutokset tallentuvat automaattisesti pilveen, joten sinun ei tarvitse pelätä kadottavasi työtäsi.

Toinen mainitsemisen arvoinen asia on sovelluksen kyky muuntaa asiakirjat PDF-muotoon. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun sinun täytyy jakaa asiakirja, mutta et halua sitä muokattavan. Lisäksi sovellus tukee monia eri tiedostomuotoja, joten se on erittäin joustava.

Yhteistyö ja tiedoston jakaminen käytännössä

Yhteismuokkaus toimii parhaiten, kun tiedosto on sellaisessa pilvisijainnissa, jota osallistujat käyttävät, ja kaikilla on selkeä käsitys siitä, kuka viimeistelee tekstin. Mobiilissa kommentin lisääminen tai ehdotuksen korjaaminen voi olla nopeaa, mutta usean kirjoittajan pitkän tekstin organisointi vaatii sovittuja käytäntöjä. Nimeä tiedosto ymmärrettävästi ja sopikaa, merkitäänkö keskeneräiset kohdat kommentteihin vai jätetäänkö ne tekstin sisään. Tällainen pieni järjestys estää helposti sen, että valmis ja luonnosversio menevät sekaisin.

PDF-vienti on puolestaan hyödyllinen viimeinen vaihe esimerkiksi silloin, kun lähetät hakemuksen tai jaat ohjeen, jonka ulkoasun pitäisi pysyä lukijalle samana. Tarkista silti PDF ennen lähettämistä: muunnos ei vapauta sisällön oikoluvusta eikä takaa, että alkuperäinen taitto näyttää kaikissa tilanteissa juuri siltä kuin toivoit. Pidän tätä hyvänä jakamisen vaihtoehtona, en tapana korjata huonosti järjestettyä asiakirjaa.

Arjen työnkulku, joka säästää turhaa säätöä

Yksi konkreettinen tapa käyttää sovellusta on valmistella viikon ostos- tai tehtävälista samalla kun hoidat muita asioita: avaa olemassa oleva dokumentti, lisää uudet kohdat ja tarkista vanhat ennen kuin jaat tiedoston perheenjäsenelle tai työtoverille. Toimistossa sama toimintatapa sopii kokousmuistioon. Kirjaa puhelimella päätös ja vastuuhenkilö heti keskustelun jälkeen, lisää myöhemmin tarkemmat perustelut tietokoneella ja vie valmis yhteenveto PDF:ksi, jos sitä ei ole tarkoitus muokata.

Tässä työnkulussa tärkeää on, ettei jokaista pientä tehtävää yritä tehdä mobiilissa loppuun asti. Käytä puhelinta tiedon talteenottoon ja nopeaan korjaukseen, ja siirrä laajaa viimeistelyä isommalle näytölle, kun se on saatavilla. Näin asiakirja pysyy ajantasaisena, mutta et joudu tekemään hienosäätöä näppäimistöllä, joka peittää suuren osan näkymästä.

Jos työskentelet verkkoyhteyden ulkopuolella, mieti etukäteen, mitä tiedostoja tarvitset ja missä ne ovat tallessa. Pilvisynkronointi on kätevää, mutta pilveen liittyvä työnkulku edellyttää, että muutokset ehtivät synkronoitua ennen kuin jatkat toisella laitteella. Kun tiedosto on tärkeä, tarkistan itse muutoksen jälkeen, että käytössä on oikea asiakirja ja että tallennettu versio on se, jota aion jakaa. Tämä on pieni rutiini, joka ehkäisee väärän luonnoksen lähettämistä.

Vinkkejä ja niksejä

Jos etsit parasta tapaa hyödyntää tätä sovellusta, tässä muutamia vinkkejä: Hyödynnä näppäimistön oikopolkuja, mikä voi nopeuttaa työtä huomattavasti. Myös "Äänikomennot" on kätevä ominaisuus, jos haluat sanelemalla lisätä tekstiä asiakirjaan.

Lisäksi suosittelen tutustumaan "Mallit"-osioon, josta löydät valmiita malleja erilaisiin asiakirjoihin, kuten ansioluetteloihin ja esityksiin. Tämä voi säästää aikaa ja vaivaa, kun sinun ei tarvitse aloittaa tyhjältä pohjalta.

Pienet keinot parempaan mobiilimuokkaukseen

Jos kirjoitat puhelimen omalla näppäimistöllä, tee ensin sisältö ja viimeistele muotoilu vasta sen jälkeen. Pitkän tekstin muotoilu sana kerrallaan kosketusnäytöllä voi olla hidasta, ja väärän tekstialueen valitseminen ärsyttävää. Käytännössä kirjoitan ensin ajatuksen valmiiksi, jaan sen lyhyisiin kappaleisiin ja vasta sitten lisään otsikot tai korostukset. Tämä järjestys vähentää turhia napautuksia ja auttaa säilyttämään tekstin luettavuuden.

Sanelu sopii luonnosteluun, mutta en luottaisi siihen sellaisenaan valmiissa asiakirjassa. Erisnimet, numerot ja välimerkit kannattaa tarkistaa, etenkin jos teksti lähtee asiakkaalle, opettajalle tai viranomaiselle. Hyvä tapa on sanella karkea ajatus ja lukea se heti perään rauhassa läpi. Näin puheesta tulee käyttökelpoinen lähtökohta eikä raakateksti, joka siirtää kaiken korjaustyön myöhemmäksi.

Mallit ovat hyödyllisiä silloin, kun tarvitset tutun rakenteen nopeasti, mutta valmista pohjaa ei kannata täyttää ajattelematta. Ansioluettelossa esimerkiksi selkeä sisältö on koristeellista asettelua tärkeämpää. Muokkaa otsikot omiin tarpeisiin ja poista kentät, jotka eivät sovi tilanteeseen. Näin malli nopeuttaa aloitusta ilman, että lopputulos näyttää siltä kuin olisit jättänyt pohjan sellaisekseen.

Kenelle Word sopii – ja kenelle ei

Suosittelisin mobiili-Wordia opiskelijalle, joka haluaa korjata esseen johdannon ennen palautusta, työntekijälle, jonka pitää tarkistaa kokousmuistio matkalla, sekä ihmiselle, joka saa usein Word-asiakirjoja muilta. Erityisen kätevä se on silloin, kun samaa tiedostoa jatketaan välillä tietokoneella ja välillä puhelimella. Jos OneDrive kuuluu jo omaan työskentelyyn, tiedostojen pitäminen samassa ympäristössä tuntuu luontevalta eikä erillistä siirtelyä tule yhtä helposti vastaan.

Sen sijaan satunnaiselle käyttäjälle, joka kirjoittaa vain lyhyitä muistilappuja, erillinen tekstinkäsittelysovellus voi tuntua tarpeettoman laajalta. Myös käyttäjän, joka tarvitsee tarkkaa sivuntaittoa, laajoja asettelumuutoksia tai pitkän raportin hallintaa, kannattaa tehdä päätyö tietokoneella. Word mobiilissa on parhaimmillaan täydentävä työväline, ei lupaus siitä, että jokainen työpöydän tehtävä olisi yhtä vaivaton puhelimella.

Jos organisaatiosi käyttää ensisijaisesti jotakin muuta tiedostopalvelua tai yhteistyöympäristöä, valinta riippuu siitä, miten sujuvasti oma arki toimii sen kanssa. Google Docsin kaltaiset verkkopohjaiset vaihtoehdot voivat olla luontevampia, jos ryhmä kirjoittaa yhdessä samassa ympäristössä. Apple Pages taas voi tuntua sopivalta käyttäjälle, joka tekee työnsä pääosin Applen laitteilla ja haluaa pysyä niiden omassa ekosysteemissä. Word on vahva valinta silloin, kun vastaanotat ja jaat usein Word-muotoisia tiedostoja tai tarvitset asiakirjoille tutun Microsoft-työnkulun.

Maksuttomuus, ostot ja odotusten asettaminen

Sovelluksen voi ottaa käyttöön maksutta, mikä tekee kokeilemisesta helppoa. Maksuton lataus ei kuitenkaan tarkoita, että jokainen ominaisuus tai käyttötilanne olisi automaattisesti samanlainen kaikille. Jos sovelluksessa tarjotaan ostettavaa tai tilaukseen liittyvää sisältöä, tarkista ehdot ennen maksamista ja arvioi, tarvitsetko sitä todella. Perusasiaa, kuten yksittäisen tekstikorjauksen tekemistä, ei kannata sekoittaa laajempiin tarpeisiin, joita varten maksulliset vaihtoehdot voivat tulla vastaan.

Minusta paras tapa arvioida sovellusta on kokeilla omaa tavallista tehtävää, ei rakentaa testiä jonkin mainoslupauksen varaan. Avaa asiakirja, jota oikeasti muokkaat, lisää pieni muutos ja katso, tuntuuko tallentaminen ja jatkaminen toisella laitteella omassa arjessasi vaivattomalta. Jos työnkulku toimii eikä maksullisista vaihtoehdoista ole hyötyä, siinä on jo riittävästi syytä pitää sovellus käytössä. Jos taas työ vaatii jatkuvasti ominaisuuksia, joita mobiilissa on hankala käyttää, kannattaa tehdä päätyö tutummassa työpöytäympäristössä.

Kehitys näkyy ennen kaikkea jatkuvuudessa

Word julkaistiin 6.1.2015, ja pitkä elinkaari näkyy siinä, että moni tunnistaa asiakirjojen peruslogiikan jo ennestään. Se ei silti tarkoita, että mobiilikäyttö olisi vain pienennetty kopio tietokoneversiosta. Puhelimella työskentely muuttaa sitä, mihin sovellusta kannattaa käyttää: nopea tarkistus, kommentointi ja tekstin täydentäminen korostuvat, kun taas pitkä muotoilu jää luontevammin suurelle näytölle.

En tekisi sovelluksen tulevasta suunnasta oletuksia pelkän historian perusteella. Käyttäjän kannalta olennaisempaa on seurata, toimiiko oma tiedostojen avaamisen, muokkauksen ja jakamisen ketju edelleen sujuvasti sekä sopivatko tarjolla olevat ominaisuudet omaan laitteeseen ja tarpeeseen. Kun päivityksiä tulee, järkevintä on arvioida niiden vaikutusta käytännössä eikä olettaa, että jokainen muutos parantaa juuri omaa työnkulkua.

Olemassa olevalle Word-käyttäjälle tämä mobiiliversio on melko matalan kynnyksen lisä: tutut asiakirjat ja muotoilun perusajatukset vähentävät uuden opettelua. Uudelle käyttäjälle sovelluksen laajuus voi puolestaan tuntua aluksi turhalta, jos tarve on vain kirjoittaa muutama rivi. Aloita yhdestä oikeasta tehtävästä ja opettele vain ne työkalut, joita sillä hetkellä tarvitset. Sovellusta ei tarvitse hallita kokonaan, jotta siitä olisi hyötyä.

Ennen kuin lähetät asiakirjan

Jos tiedosto on tärkeä, käytä hetki lopputarkistukseen: varmista, että muokkasit oikeaa versiota, lue lisätty kohta asiayhteydessään ja tarkista vastaanottajalle sopiva tiedostomuoto. Kommentit ja ehdotukset voivat olla hyödyllisiä työryhmän sisällä, mutta ne eivät aina kuulu jaettavaan lopulliseen versioon. Erillinen lukukierros auttaa huomaamaan myös sen, että mobiilissa tehty korjaus saattaa muuttaa virkkeen sävyä tai jättää vanhan tiedon muualle asiakirjaan.

Jos asiakirja sisältää kuvia tai taulukoita, älä arvioi lopputulosta vain muokkausnäkymän perusteella. Vieritä koko tiedosto läpi ja katso, että olennaiset osat ovat mukana ja oikeassa järjestyksessä. Kun lähetät PDF:n, ajattele sitä vastaanottajan näkymänä: sen pitäisi olla helppo lukea, eikä vain teknisesti muunnettu tiedosto. Tämä on käytännöllinen ero nopean luonnoksen ja siististi viimeistellyn asiakirjan välillä.

Lopputulos

Lopuksi, Word-sovellus on todellinen pelastaja kenelle tahansa, joka tarvitsee tehokasta ja luotettavaa tekstinkäsittelytyökalua liikkeellä ollessaan. Olipa kyseessä sitten yksinkertainen muokkaus tai monimutkaisempi asiakirja, tämä sovellus tarjoaa kaiken tarvittavan. Sen intuitiivinen käyttöliittymä ja laajat ominaisuudet tekevät siitä yhden parhaista vaihtoehdoista mobiilialustoilla. Jos et ole vielä kokeillut sitä, nyt on hyvä hetki ladata sovellus ja tutustua siihen itse!

Oma suositukseni on silti rajattu: valitse se, jos tarvitset nimenomaan asiakirjojen lukemista ja muokkaamista puhelimella sekä haluat jatkaa samaa työtä Microsoftin ympäristössä. Älä valitse sitä vain siksi, että se on suosittu, jos kirjoitat harvoin tai työsi vaatii jatkuvasti tarkkaa taittoa. Kun odotukset ovat kohdallaan, Word on käytännöllinen kumppani nopeisiin korjauksiin, kommentteihin ja dokumentin viimeistelyyn matkalla.